🔻الخطاب الرسمي يتكون من اربع اقسام رئيسية.
التوجيه
الإشارة
الإفادة
المطلوب
*التوجيه.
هنا يكتب الخطاب موجه لمن
مثال.
سعادة مدير عام ..... المحترم وبعد
المكرم رئيس قسم .... المحترم وبعد
ونادر في الخطابات أن تكتب اسم الموظف بل تكتفي بمنصبه.
بعده
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
*الإشارة
هنا تشير لسبب كتابتك هذا الخطاب
لكي تخبر المتلقي أن هذا رد على الخطاب الفلاني
فتقول
إشارة لخطابكم رقم.... بتاريخ .....بطلب نقل الموظف الفلاني أو بتزيدكم بجدول مناوبات..أو بطلب تخصيص أو او
المهم تشير للخطاب ورقمه وتاريخه وموضوعه ..
*الإفادة
وهنا اهم شيء في الخطاب وتركز فيه
هنا بكتب رد الادارة على الطلب
نفيدكم بموافقتنا على نقل الموظف..
او سيتم تزويدكم ب...
او نعتذر
او نفيدكم أن هذا خارج صلاحيتنا..
المهم هنا الرد حسب التعليمات الموجودة لديك
*المطلوب
هو ما تطلبونه من هذا الخطاب
اما التنفيذ او الاطلاع او العمل بموجبه او ابلاغنا بم تم او الحفظ
وحسب من يوجه له الخطاب
نأمل او نرجوا وتكتب المطلوب
وهنا تكون الكتابه نصف سطر تقريبا
مثال: نأمل الأطلاع وتوجيهنا بما يلزم
او نرجوا الإطلاع والتعميم بذلك..
وبعض الدوائر تلزمك بكتابة الثلاث الأخيره لكي يكون الخطاب واضح وسريع الفهم.
وإن كان الخطاب ستوجه من صور لعدة اقسام تكتب تحت في اليمين
الى مدير..... نسخه مع التحية
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق